Sistema de Inventario POS

 

Manual de Usuario - Sistema de Inventario POS

 Inventario POS es un sistema de escritorio de pago único, desarrollado para computadores con base de datos local.

Lleva un control claro y eficiente del inventario, trabajando exclusivamente con entradas y remisiones.

Cumple con los requisitos básicos exigidos por la DIAN para negocios que no están obligados a facturar electrónicamente.
En caso de requerir facturación, las remisiones pueden ser gestionadas posteriormente mediante un auxiliar de factura electrónica.

Diseñado para negocios en Medellín y Colombia en general, es una solución práctica, liviana y enfocada en lo esencial.

Versiones del sistema disponibles

Actualmente el sistema cuenta con cuatro versiones:

1.      Inventario POS Clásico

2.      Inventario POS Clásico.1

3.      Inventario POS Clásico para Farmacias y Droguerías

4.      Inventario FIFO

Diferencias entre versiones

·         Inventario POS Clásico vs Inventario POS Clásico.1

o    En la versión Clásico, los usuarios pueden eliminar registros de salida.

o    En la versión Clásico.1, solo el administrador tiene permiso para eliminar registros; los usuarios no pueden hacerlo.

·         Inventario POS Clásico para Farmacias y Droguerías

o    Basado en el método Clásico.

o    Incluye campos adicionales para cumplir con los requerimientos del sector:

§  Registro Invima

§  Número de lote

§  Fecha de vencimiento

·         Inventario FIFO

o    También incluye los campos: Registro Invima, lote y fecha de vencimiento.

o    Implementa el método FIFO (First In, First Out).

Permite manejar hasta tres valores de salida, definidos según el tipo de cliente.

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Índice

1. Ingreso al Programa
2. Ingreso al Menú Principal como Administrador
3. Módulo de Salidas – Registro de Productos Vendidos
4. Módulo de Flujo de Caja e Información del Cliente
5. Carga de Información del Cliente – Base de Datos Usuarios
6. Módulo de Gastos
7. Módulo de Usuarios
8. Módulo de Entradas
9. Módulo de Matrícula
10. Otros módulos del sistema
11. Impresiones en General
12. Requisitos Técnicos Recomendados
13. Nota Final

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1. Ingreso al Programa

Descripción General
Al ejecutar el sistema, se carga la pantalla principal de inicio de sesión, la cual presenta:

• Parte superior e inferior: Información comercial del fabricante del software.
• Zona central: Menú desplegable para seleccionar el usuario y un campo de texto para ingresar la contraseña correspondiente.

Procedimiento para Iniciar Sesión:

1. Seleccione su usuario desde el menú desplegable.
2. Ingrese la contraseña asignada por el administrador.
3. Presione Enter o el botón "Ingresar".

🔒 Las contraseñas pueden ser modificadas posteriormente desde el módulo de administración de usuarios, según permisos.

Tipos de Usuarios:

• Administrador: Acceso total a todas las funciones.
• Usuarios estándar (hasta 5): Acceso restringido a módulos permitidos.
• Usuario Programador: De uso exclusivo del desarrollador, oculto y protegido para soporte técnico y activación del sistema. 

2. Ingreso al Menú Principal como Administrador

El menú principal contiene accesos directos a todos los módulos del sistema.

Botones principales:

• 🔘 Salida: Ventas y descuento de inventario (Administrador y usuarios autorizados).
• 🔘 Gastos: Registro de gastos.
• 🔘 Usuarios: Clientes del sistema.
• 🔘 Cotización: Crear cotizaciones para clientes.
• 🔘 Entrada: Registro de compras (solo administrador).
• 🔘 Matrícula: Registro y edición de productos (solo administrador).
• 🔘 Setup: Parámetros del sistema y copias de seguridad (solo administrador).
• 🔘 Cartera: Gestión de abonos y créditos.
• 🔘 Reporte: Consulta de ventas.
• 🔘 Cierre: Cierre de jornada diaria.

Elementos adicionales:

• 📸 Imágenes decorativas personalizables.
• 📲 Código QR interactivo al canal YouTube.
• 💬 Botón de soporte directo por WhatsApp.
• ⚠️ Alerta de productos agotados.

4.   Módulo de Salidas – Registro de Productos Vendidos

Permite registrar salidas de inventario por ventas con escáner POS o entrada manual.

Funciones:

• Ingreso de código o búsqueda por descripción.
• Autocompletado de nombre, precio e imagen.
• Registro rápido (Ingreso ABC).
• Modo POS o Manual.
• Botones: Guardar, Limpiar, Nuevo, Buscar.
• Impresiones: POS 58mm, POS 80mm, Carta, Remisión.
• Navegación entre registros y accesos rápidos (A–F).
• Visualización de stock y cantidad.
• Imagen del producto.

Accesos especiales:

• 🧮 Botón caja para cobro.
• ✏️ Editar valor unitario.
• 📦 Ir a matrícula.
• 📊 Acceder a reportes.
• 💳 Registrar medios de pago y notas.

5.   Módulo de Flujo de Caja e Información del Cliente

Permite ingresar los métodos de pago y datos del comprador.

🧾 Flujo de Caja

• Efectivo, Transferencia, Otro, Crédito.
• Total, automático.
• Campo para notas.

👤 Información del Cliente

• NIT, Nombre, Dirección, Teléfono.
• Botones: Base de datos, Modificar.

Otros elementos:

• Botón Cerrar.
• Resumen inferior.
• Información comercial visible.

5. Carga de Información del Cliente – Base de Datos Usuarios

Módulo para consultar, registrar o editar clientes existentes.

Pasos:

1. Desde módulo de salida, acceder a “Base de Datos Usuarios”.
2. Buscar por NIT, Nombre, Dirección o Teléfono.

Botones: Nuevo, Guardar, Modificar, Eliminar, Exportar a salida.

Funciones:

• Importar / Exportar usuarios.
• Generar reporte general.
• Contacto por WhatsApp (si está integrado).

Notas sobre ventas a crédito:

• Se debe completar la información del cliente.
• No dejar campos de pago en blanco.
• Botón “Modificar Información” para habilitar créditos.

6 Módulo de Gastos

Registrar y consultar gastos de la empresa por tipo de pago.

Funciones:

• Ingreso: Nombre proveedor, NIT, descripción, medios de pago.
• Cálculo total automático.
• Botones: Historial, Exportar a Excel, Guardar, Nuevo.
• Impresión en formatos Carta o POS.
• Tabla: Fecha, NIT, Nombre, Descripción, Valores.

7.   Módulo de Usuarios

Gestión completa de usuarios/clientes.

Funciones:

• Botones: Nuevo, Guardar, Modificar, Eliminar, Exportar a salida.
• Datos: NIT, Nombre, Dirección, Teléfono.
• Búsqueda rápida.
• Listado en tabla central.
• Opciones: Importar, Exportar, Listar, Reporte, WhatsApp.

8. Módulo de Entradas

Registrar el ingreso de productos al inventario.

Datos requeridos:

• Factura N. ª, Consecutivo N.º
• NIT/Nombre del proveedor
• Código, Descripción, Valor Compra/Venta
• Cantidad, Ubicación, Departamento

Botones: Guardar, Limpiar, Nueva factura, Ir a matrícula, Reporte, Exportar.

Tabla resumen

• Muestra consecutiva, producto, valores, ubicación, etc.

9.   Módulo de Matrícula

Registro de productos o servicios.

Campos:

• Código, Descripción, Valor compra/venta, Venta mínima, Cantidad, Ubicación, Departamento.

Botones: Nuevo, Guardar, Modificar, Eliminar.

Controles adicionales:

• Inventario, Base de Datos.
• Generador de código de barras.

10. Otros módulos del sistema

Módulo de Cartera:

• Gestión de créditos, abonos y saldos pendientes por cliente.

Módulo de Reporte:

• Visualización detallada de ventas por día o por vendedor.

Módulo de Cierre:

• Consolidación y cierre de jornada.

Módulo de Configuración:

• Parámetros generales del sistema, logo, copias de seguridad.

11. Impresiones en General

El sistema cuenta con diferentes formatos de impresión adaptados a los requerimientos del usuario y a los dispositivos disponibles. Las impresiones representan lo siguiente:

·         Impresión en Carta
En este formato se presenta la información básica de la transacción, y se incluye un apartado en el que se visualizan las notas adicionales registradas. Este formato es útil para revisiones internas o documentación administrativa.

·         Impresión a 80 mm
Diseñada para impresoras térmicas de 80 mm, muestra de forma compacta todos los datos relevantes de la venta, facilitando su uso en puntos de venta donde se requiere agilidad.

·         Impresión a 58 mm
Formato reducido, ideal para impresoras portátiles o de espacios limitados. Contiene lo esencial de la transacción, pensado para operaciones rápidas.

·         Impresión Autorizada por la DIAN
Esta impresión cumple con los requisitos legales exigidos por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Presenta toda la información que debe ser entregada oficialmente al cliente en el momento de adquirir la mercancía, incluyendo los datos fiscales y comerciales requeridos.

·         Impresión en Carta:

·         Impresión a 80 mm:

·         Impresión a 58 mm:

·         Impresión Autorizada por la DIAN:

 

 

12.🖥️ Requisitos Técnicos Recomendados

Para un correcto funcionamiento del sistema Inventario POS, se recomienda que el equipo donde se instale cumpla con las siguientes características mínimas:

📌 Requisitos para el servidor (o equipo principal):

·         Procesador: 2.0 GHz o superior (más de 2000 MHz)

·         Memoria RAM: 4 GB o más

·         Disco duro: 120 GB mínimo (preferiblemente disco sólido SSD)

·         Sistema operativo: Windows 10 u 11 (32 o 64 bits)

·         Base de datos local: Compatible con MySQL.

·         Red local: Para compartir datos con otros equipos si se requiere multiusuario

📌 Requisitos para equipos clientes (si se usa en red):

·         Procesador: 2.0 GHz o superior

·         Memoria RAM: 2 GB o más

·         Resolución de pantalla mínima: 1366 x 768

·         Conexión estable al servidor por red LAN o Wi-Fi

🖨️ Compatibilidad con periféricos:

·         Reconoce todas las impresoras instaladas en Windows (térmicas, láser, de matriz).

·         Compatible con lectores de código de barras (USB o serial).

·         Soporte para escáneres estándar de documentos. 

⚙️ Requisitos de Instalación del Sistema Inventario POS

Para garantizar una instalación correcta y el funcionamiento óptimo del sistema, asegúrate de tener los siguientes componentes instalados:

✅ Componentes necesarios:

1.      Crystal Reports Runtime

Nombre del instalador: CR13SP26MSI32_0-10010309.msi
Versión: Crystal Reports 2013 – Service Pack 26 (SP26) – Runtime 32 bits
Proveedor: SAP
Compatibilidad: Compatible con sistemas de 32 y 64 bits que ejecutan aplicaciones construidas para 32 bits (como Visual Basic .NET de 32 bits)

2.      MySQL Server

o    Recomendado: mysql-essential-5.0.51b-win32 Funciona como motor de base de datos para almacenar toda la información del inventario.

🖼️ Recomendación: Carpeta de Imágenes del Sistema

Para el correcto funcionamiento de algunos formularios y reportes del sistema Inventario POS, es necesario que las imágenes predeterminadas (íconos, logos, fondos, etc.) estén disponibles en una ruta específica.

✅ Recomendación:

Descargar o copiar la carpeta llamada imágenes y colocarla directamente en la siguiente ubicación de tu equipo:

📌 Notas importantes:

·         No cambies el nombre de la carpeta ni la muevas a otra ruta.

·         Verifica que la carpeta contenga todas las imágenes requeridas: logos, íconos de botones, fondo del sistema, etc.

·         Si el sistema no encuentra las imágenes en la ubicación correcta, podría mostrar errores visuales o dejar de funcionar correctamente en algunas secciones.

🛠️ Solución rápida si ves errores:

·         Asegúrate de que la carpeta esté en C:\InventarioPOS\imagenes

·         Si falta alguna imagen, puedes volver a copiarla desde el instalador o paquete original. 

·         13. Nota Final

·         Este documento funciona como manual de usuario del sistema Inventario POS, explicando sus módulos principales.

·         🎥 Además, se cuenta con videos tutoriales paso a paso disponibles en el canal oficial de YouTube, lo cual facilita el aprendizaje y uso del sistema.

·         📺 Canal oficial: Inventario POS - YouTube